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APPROFONDIMENTO
La Conservazione delle PEC: un obbligo di legge
La conservazione a norma delle PEC (Posta Elettronica Certificata) è obbligatoria per legge per chiunque utilizzi questo strumento per comunicazioni aventi valore legale. Le PEC devono essere conservate per un periodo di 10 anni. La mancata conservazione può comportare seri rischi, come la perdita di prove in caso di contenzioso o l’impossibilità di adempiere a obblighi fiscali o amministrativi.
Focus PEC e relativa conservazione
Rischi e Normative
Rischi della Mancata Conservazione
Molte persone non sono consapevoli dei rischi associati alla mancata conservazione delle PEC. Non conservare correttamente le PEC può portare alla perdita di documenti importanti, che sono essenziali come prove legali e per adempiere agli obblighi normativi. I provider di PEC offrono solo la conservazione dei log di trasmissione e ricezione per circa 30 mesi, che non includono il contenuto delle email e degli allegati.
Normative sulla Conservazione PEC
La conservazione a norma delle PEC è regolata da diverse normative:
- D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68: Regola il servizio di posta elettronica certificata in Italia, stabilendo modalità e requisiti d'uso.
- Codice Civile (Art. 2214 e 2220): Impone la conservazione ordinata di documenti per 10 anni.
- Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD): Articolo 43 stabilisce l’obbligo di conservare i documenti informatici, tra cui le PEC, e l’articolo 44 disciplina i requisiti per la gestione e conservazione di questi documenti.
- Linee Guida AgID: Stabilisce i requisiti tecnici e organizzativi per la conservazione delle PEC, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Conservazione a Norma delle PEC
Non tutte le pratiche di conservazione sono valide. La semplice archiviazione o stampa delle PEC non è sufficiente. È necessario un processo di conservazione digitale a norma di legge, che utilizza tecnologie avanzate come la marca temporale e la firma digitale per garantire:
- Autenticità: La PEC conservata deve corrispondere all’originale inviato e ricevuto.
- Integrità: La PEC conservata non deve essere stata alterata in alcun modo.
- Affidabilità: La PEC conservata deve essere accessibile e consultabile nel tempo.
- Leggibilità: La PEC conservata deve essere leggibile con i software comunemente utilizzati.
- Reperibilità: La PEC conservata deve essere facilmente reperibile.
IX-PEC: Conservazione e Archiviazione a Norma
Gestire un archivio di PEC conservate a norma può essere complesso, specialmente per aziende che gestiscono un grande volume di messaggi. IX-PEC è un servizio web personalizzabile, semplice e sicuro per l’archiviazione e conservazione a norma delle PEC. Il servizio copia e trasferisce i messaggi dalla tua casella di posta certificata, archiviandoli automaticamente in un ambiente logico e ordinato.
Vantaggi del Servizio IX-PEC
Con IX-PEC, puoi cancellare serenamente i messaggi dalla tua casella PEC, sapendo che sono stati archiviati in conformità alle normative. Il servizio crea un archivio consultabile e a norma di legge, garantendo il valore legale e probatorio dei messaggi nel tempo. IX-PEC è certificato ISO 27001, ISO 9001 e iscritto nel Marketplace di AgID, offrendo massima affidabilità, sicurezza e qualità.
Per tutte le informazioni su IX-PEC, scrivi a ixpec@bitagoraorobica.it
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Puoi chiamare un nostro consulente tecnico-commerciale Alberto Bigoni per qualsiasi chiarimento al +393484510291, oppure puoi inviare una email all'indirizzo a.bigoni@bitagora.it
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