Ogni azienda che seguiamo, prima o poi, arriva alla stessa scena. Un dato inserito tre volte in tre sistemi diversi. Un ordine che passa da un foglio Excel a una mail a un gestionale, con qualcuno in mezzo che copia a mano. Un magazzino che sa una cosa e un ERP che ne sa un’altra, finché qualcuno se ne accorge troppo tardi. Non è un problema di persone poco attente. È un problema di flussi che non sono mai stati progettati per parlarsi tra loro, ma solo aggiunti uno sopra l’altro, anno dopo anno, man mano che l’azienda cresceva.
Automatizzare un flusso di lavoro non vuol dire installare un software nuovo e sperare che risolva tutto. Vuol dire prima capire come viaggiano davvero le informazioni in azienda, oggi, non come dovrebbero viaggiare secondo l’organigramma. Dove un dato nasce, chi lo tocca, quante volte viene ricopiato a mano prima di diventare utile. Solo dopo ha senso decidere cosa collegare, cosa automatizzare e cosa invece va lasciato com’è, perché non tutto merita di essere automatizzato.
Questo è, molto semplicemente, il lavoro che facciamo ogni giorno. Non vendiamo un prodotto che promette di automatizzare tutto. Analizziamo i processi reali di un’azienda bergamasca, individuiamo dove si perde tempo o si rischia un errore, e mettiamo in comunicazione i sistemi che già esistono, che sia un ERP, un gestionale di magazzino o semplicemente due reparti che oggi si parlano solo via mail. Lo abbiamo raccontato più volte con Ol Capo: il gestionale che non parla con il magazzino, gli agenti che raccolgono ordini su un quaderno invece che su uno strumento connesso. Sono scene vere, non esempi di comodo, ed è esattamente lì che interveniamo.
Il vantaggio di lavorare con chi conosce sia l’infrastruttura IT che i processi aziendali è che non arriviamo con una soluzione già decisa in tasca. Arriviamo con delle domande, e costruiamo la risposta insieme a chi in azienda vive quel processo ogni giorno.
Se ti rivedi in una di queste scene, un dato che va e viene tra sistemi diversi, un passaggio che richiede sempre la stessa persona per essere sbloccato, probabilmente c’è margine per automatizzare qualcosa senza stravolgere il modo in cui lavorate.
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