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Cos’è un workflow? (o flusso di lavoro) 

Il termine workflow significa “flusso di lavoro” ed è usato per indentificare il modello digitale di un processo attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività (task) con l’obiettivo di ottimizzare le performance ed efficientare l’uso di risorse. I task possono essere automatici quando non richiedono un intervento decisionale: è infatti possibile creare una serie di condizioni (regole di attivazione) che automaticamente daranno avvio ad uno specifico workflow, segnalando all’utente o al gruppo coinvolto che gli è stata assegnata una nuova attività da svolgere. Una volta completata l’attività, se il processo lo prevede, il workflow invierà un nuovo task all’utente successivo che dovrà prendere in carico la successiva fase del flusso di lavoro.

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Il tema della gestione documentale, molto di moda in questi ultimi tempi, non è semplicemente un accessorio bensì uno strumento indispensabile alla sicurezza e alla gestibilità dei documenti aziendali. Tra i benefici di una gestione documentale, oltre all’ovvio risparmio della carta stampata, ci sono sicuri miglioramenti nella ricerca delle informazioni: tutti i meccanismi di comunicazione interna ne trarranno vantaggi sia in termini di tempo che in termini di condivisione della conoscenza, senza contare la sicurezza, dovuta alla centralizzazione dei dati, e la possibilità di disegnare processi di approvazione in modo semplice e di sicuro impatto strategico.

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